Řízená dokumentace

Řízená dokumentace je soubor pravidel a postupů, které řídí procesy návrhů, tvorby, schvalování, evidování, stav a vyřazení dokumentů, které jsou vytvořeny na základě příručky jakosti a v souladu s normami kvality (jako například ISO 9001).

Zásady pro řízení dokumentu

Přezkoumání - zkoumá potřebnost dokumentu * Zpracování - vytvoření dokumentu dle pravidel organizace (pravidla jsou definována v příručce jakosti) * Ověřování - proces posouzení obsahu zpracovaného dokumentu * Schvalování - proces schválení posouzeného dokumentu * Distribuce (uvolnění) - proces uvolnění schváleného dokumentu a rozeslání dokumentu * Rozdělování - proces přerozdělení na konkrétní místa, konkrétním lidem * Používání - proces užívání dokumentu * Změnové řízení - proces aktualizace dokumentu * Stahování - proces stažení neplatných dokumentů * Archivování - proces archivace, je stanoven zákonem č. 499/2004 Sb. +more a vyhláška č. 645/2004 Sb. *Skartace - proces skartace, je stanoven zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb.

Pojmy

Dokument - písemná, obrazová, tabulková či jinak zaznamenaná informace (dopis, doklad, tabulka, formulář, technický výkres atd.) * Dokumentace - soubor dokumentů * Řízený dokument - dokument podléhající pravidlům pro řízení dokumentu * Neřízený dokument - kopie dokumentu, která nepodléhá pravidlům pro řízení dokumentu

Potřeba zavádění řízené dokumentace

Není efektivní provádět činnosti uvnitř firmy neřízeně a bez existence důvodu. Doložení podkladů jasně zdůvodňuje potřebu vykonat konkrétní pracovní proces. +more Právě proto vyžaduje většina firemních procesů pro své vykonání podklady ve formě informací, na jejichž základě dochází k rozhodování a vykonávání těchto firemních činností. Od používání pouze tištěné dokumentace se upouští a namísto toho se užívají dokumentace jak v tištěné, tak v elektronické podobě. Protože různorodost formátů a množství dokumentů přináší komplikace v podobě zpomalení celého systému. Neboť většina používaných informací se nachází v nestrukturalizované podobě, což komplikuje jejich vyhledávání.

Mnoho dokumentů má omezenou platnost, potřebujeme jej jen po nějakou dobu, potom již informace zastarává. Podoba dokumentů se taktéž vyvíjí a v průběhu času dochází k jejich aktualizaci. +more Mění se potřeba některých dokumentů a tak se přestávají používat. Avšak je stanoveno zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 645/2004 Sb. po jakou dobu musí podnik vyřazené dokumenty archivovat a jak za jak dlouho je může skartovat. Proto je vhodné vytvořit životní cyklus dokumentů a řídit ho.

Reference

Kategorie:Ekonomie Kategorie:Management Kategorie:Dokumenty